Dlaczego warto zarządzać czasem i efektywnie go wykorzystywać?

Nowy Rok – nowe postanowienia? A może nauczony doświadczeniem z zeszłego, nietypowego roku potrzebujesz lepszej organizacji czasu w swoim życiu? Tak naprawdę nie ma lepszego, czy gorszego momentu na podjęcie decyzji o rozpoczęciu efektywniejszego wykorzystywania godzin z doby, aby poprawić własny komfort życia. Każdy z nas ma do dyspozycji tyle samo minut oraz godzin w ciągu doby, jednak niektórzy wykorzystują je maksymalnie, a inni pod koniec dnia mają poczucie, że nadmiar obowiązków ich przytłacza. Jak zarządzać czasem, aby mieć przestrzeń na realizację marzeń? Zapraszamy do lektury artykułu. 

Plan działania to podstawa

Niby nic wielkiego, ale przy dużej ilości obowiązków istnieje większa szansa na pogrążenie się w chaosie. Roztargnienie może wywoływać stres, a on jest cichym zabójcą naszej efektywności. Dla niektórych działanie pod presją czasu może być motorem napędowym, jednak zbyt wysoki poziom kortyzolu działa paraliżująco. Ustalenie planu działania z początku jest trudnym zdaniem, natomiast gdy nawyk wejdzie nam w krew, zwiększymy dzięki temu swoją wydajność oraz świadomość ile czasu zajmują nam poszczególne zadania. Najlepiej zaplanować sobie harmonogram na kolejny dzień wieczorem, dzięki czemu przed snem oczyścimy głowę, unikniemy gonitwy myśli (co wpłynie na jakość snu), a rano następnego dnia będziemy mogli od razu przystąpić do realizacji. 

Odkładanie nieprzyjemności na później

Hierarchia ważności zadań jest bardzo pomocna i działa motywująco. Właściwe ustalenie priorytetów podniesie naszą skuteczność oraz pozwoli uniknąć zbędnego stresu.  Brian Tracy, autor książki „Zarządzanie czasem” sugeruje, że warto zaczynać dzień od wykonania najważniejszego zadania. Zmierzenie się w pierwszej kolejności z tym, co najchętniej odłożylibyśmy na później sprawi, że następne obowiązki będziemy wykonywać ze świadomością, że najgorsze już za nami i czeka na nas to, co łatwiejsze. Ważne jest również unikanie rozpraszaczy podczas wykonywania najcięższych zadań, nawet jedno powiadomienie na telefonie może nas wytrącić z trybu koncentracji, a powrót do pełnego skupienia zajmie nam około 20 minut. Warto zaprzyjaźnić się ze sprawdzonymi metodami, które pomagają efektywniej wykorzystywać czas np. technika pomodoro, zasada Pareto, czy 5S. 

Prokrastynacja to nie choroba

Notoryczne zwlekanie, ociąganie się, czy odkładanie różnych czynności na później lub na ostatnią nazywane jest prokrastynacją. Nie zawsze wynika to z czystego lenistwa, a najczęściej winnym jest tutaj nasz mózg i dotyczy to większości z nas, bo taka jego natura. Poprzez odkładanie czynności na później pojawia się ulga, że nie musimy działać od razu, a w tym czasie realizować bardziej przyjemne działania. Tłumaczmy sobie, że następnego dnia będzie lepiej, czy łatwiej. Natomiast im bliżej deadline’u, tym bardziej narasta w nas nerwowość spowodowana uciekającym czasem. Powodami prokrastynacji może być m.in. obawa przed porażką, perfekcjonizm lub niechęć do wykonania trudnego zadania. W takim przypadku warto dzielić sobie zadania na mniejsze etapy. Również określenie konkretnego czasu wykonywania czynności pomoże skuteczniej realizować postanowienia. Natomiast jeżeli motywatorem są dla nas nagrody, to warto sprawdzić, czy pomogą nam w wykonywaniu mniej przyjemnych zadań. 

Czas to pieniądz?

Z jednej strony każdy z nas zgodzi się z tym stwierdzeniem – każda minuta poświęcona na pracę sprawia, że otrzymujemy wynagrodzenie za przepracowany czas. Jednak, czy aby na pewno? Czas jest dla nas często cenniejszy niż złoto, a to dlatego, że każdy z nas dysponuje taką samą ilością godzin w ciągu doby. Nie możemy czasu kupić ani odłożyć „na czarną godzinę”. Wartość pieniądza określają nastroje rynkowe, natomiast w przypadku czasu, to od nas samych zależy ocena jego wartości. Nie zawsze poświęcając więcej czasu na pracę, przekłada się to na większą ilość pieniędzy w portfelu. W kontekście wartościowania czasu warto pamiętać, że nic dwa razy się nie zdarza, a każdy moment w życiu jest niepowtarzalny. Dlatego dobra organizacja czasu to podstawa, ale nie można zapominać o równowadze.

Higiena mózgu 

Kluczem do poprawy efektywności zarządzania czasem jest balans – nie da się funkcjonować przez całą dobę na pełnych obrotach. Aktywność fizyczna, lepsza dieta oraz więcej snu korzystnie oddziałują na aktywność mózgu. Przebodźcowanie i zmęczenie sprawiają, że jesteśmy mniej efektywni i popełniamy więcej błędów, co przekłada się na tracenie czasu na poprawki. Wykonywanie zadań, gdy jesteśmy w gorszej formie, sprawia również, że wykonujemy je dłużej. Sportowcy świetnie wiedzą, jak ważną rolę pełni wypoczynek w ich cyklu treningowym i nie lekceważą go. Badania pokazują, że lepiej i prościej jest przeciwdziałać zmęczeniu, nim się pojawi, niż je później wyeliminować. W planie dnia warto pamiętać o uwzględnieniu czasu na odpoczynek. 

Dlaczego warto zarządzać czasem? 

Pamiętaj, że zarządzanie czasem jest tylko przenośnią – tak naprawdę chodzi o zarządzanie samym sobą. W głównej mierze chodzi o samokontrolę poprzez umiejętność planowania i wykorzystywania zasobów czasu, którym każdy z nas dysponuje. Jeżeli nauczymy się tych umiejętności, z pewnością podniesiemy własną skuteczność oraz zadowolenie z każdego dnia.